140 veilige flexplekken in de nieuwe Lotus Office Campus

De Lotus Office Campus bestaat uit vier prachtig herontwikkelde bedrijfspanden op een A-locatie pal naast de A20. In totaal beslaat de campus meer dan 34.000 vierkante meter kantoorruimte. Naast vaste verhuur zijn op de vijfde etage van gebouw E 140 flexplekken gerealiseerd. AXS ict is als specialist in coworking spaces gevraagd om de IT voor deze flexplekken te verzorgen. In deze case leggen we uit hoe wij dit hebben gedaan. 

Het beheer van een coworking space biedt net wat meer uitdagingen dan ‘normaal’ IT-beheer. Professionals die gebruikmaken van een flexplek willen direct aan de slag. Je kunt dus niet een uurtje de tijd nemen om iemand zijn laptop in te richten. Iedereen moet veilig werken en direct gebruik kunnen maken van de centrale faciliteiten die beschikbaar zijn.

De gebruikerservaring van de IT is voor huurders gekoppeld aan de gebruikerservaring van de hele coworking space. IT is dus een belangrijk onderdeel van het bedrijfsmodel en moet feilloos en intuïtief werken. In het geval van de Lotus Office Campus gaat het om twee dingen.

1. Veilige toegang tot een eigen beveiligde wifi-omgeving
2. Veilige toegang tot de centrale printer.

Daarnaast biedt AXS ict aanvullende diensten aan huurders, zoals onze full-service IT-oplossingen met Office 365, werkplekbeheer en -beveiliging, en vaste en mobiele telefonie. Al deze diensten kunnen huurders centraal via onze gebruikersportal aanvragen en - indien van toepassing - beheren.

Iedereen moet veilig kunnen werken

Veel bedrijven trainen hun medewerkers tegenwoordig hoe ze veilig online moeten werken. Dat is in een coworking space niet aan de orde. Daarom is het zaak om de infrastructuur van een coworking space zo in te richten dat gebruikers geen schade aan kunnen richten, maar dat iedereen nog wel gewoon van alle faciliteiten gebruik kan maken. 

Dat doe je vooral door iedereen zijn eigen omgeving te geven, zodat onveilig gedrag van de ene huurder geen nadelig effect heeft op de andere. 

Andere diensten voor huurders

Naast veilige IT biedt de Lotus Office Campus ook andere dienstverlening aan haar huurders. Hiervoor maken ze gebruik van de diensten van Bisner. Met één handige app regelt Bisner onder andere de elektronische toegang tot het gebouw. De oplossing bevat tevens een planningstool om (vergader)ruimtes te reserveren en een community-app om met andere huurders te communiceren.

AXS ict heeft nauw contact met Bisner en het plan is dat in de toekomst de diensten van AXS ict ook via de app van Bisner aan huurders beschikbaar worden gemaakt.

Veilige wifi

Om in ieder hoekje van de coworking space perfecte wifi te garanderen maken we vooraf op basis van de plattegronden een predictive meeting. Zo bepalen we exact hoeveel access points (wifipunten) er nodig zijn en waar deze moeten worden geplaatst.

Via onze eerder genoemde portal kunnen huurders direct hun eigen wifi-omgeving aanmaken. Deze omgeving is uiteraard beveiligd. Zo voorkom je dat huurders op openbare wifi gaan werken, wat significante beveiligingsrisico’s met zich mee zou brengen. Iedere gebruiker heeft een persoonlijk wachtwoord, zodat voormalig medewerkers eenvoudig toegang tot het netwerk kan worden ontzegd. AXS ict zorgt ervoor dat huurders altijd gebruik kunnen maken van de nieuwe wifi-technologie en laatste beveiligingsupdates worden altijd zo snel mogelijk doorgevoerd.

Altijd een werkende printer

In de coworking space staat één centrale printer. Huurders betalen alleen voor de afdrukken die ze maken. Door per printje af te rekenen beperken we de kosten voor de verhuurder. AXS draagt er zorg voor dat de printer altijd werkt en dat inkt en papier tijdig worden aangevuld.

De huurders kunnen een afdruk vrijgeven met een persoonlijke NFC-tag. Als een coworking space gebruik maakt van NFC-chips voor de toegangsbeveiliging van het pand gebruiken we deze vaak ook om toegang tot de printer te geven. Dat was bij de Lotus Campus niet het geval, vandaar dat we voor tags zijn gegaan. Huurders hebben overigens ook de mogelijkheid om via hun telefoon een webrelease te doen. Op deze manier zorgen we ervoor dat documenten niet in de printer blijven liggen en in verkeerde handen vallen. Huurders kunnen met deze oplossing - ook in een gedeelde omgeving - veilig printen. 

Aanvullende diensten

Huurders van de flexplekken kunnen altijd gebruik maken van onze aanvullende diensten. Veel huurders kiezen ervoor om AXS ict de werkplek te laten beheren. We leveren laptops en denken mee met onze opdrachtgevers over de software die nodig is om goed te kunnen werken. Steeds vaker zorgen we ervoor dat onze klanten ook efficiënter gaan werken. Dit doen we bijvoorbeeld door AI (Microsoft Copilot) te implementeren, handmatige processen te automatiseren of data om te zetten in dashboards.

Coworking spaces zijn bij uitstek een plek waar veel ondernemers starten. AXS ict heeft uitgebreide ervaring in het ondersteunen van snelgroeiende bedrijven en het versnellen van hun expansie.

Coworking spaces zijn ons ding

Hopelijk geeft deze case een goed beeld van wat er allemaal komt kijken bij IT-beheer van een coworking space. Beheert jouw bedrijf ook flexwerkplekken, of ben je huurder op een van onze locaties? We komen graag met je in gesprek hoe we jouw IT naar een hoger niveau kunnen krijgen.