Bespaar flink op Microsoft 365 licenties
Bij AXS ict zijn we echte Microsoft fans. Ze bieden de beste producten en alles sluit perfect op elkaar aan. Aan deze prachtige software hangt echter wel een prijskaartje. De licentiekosten van Microsoft 365, zoals alle bedrijfssoftware van Microsoft tegenwoordig gezamenlijk heet, kunnen flink oplopen. AXS ict kan helpen de licenties slim te beheren en op deze manier flink kosten te besparen. Hoe dit werkt leggen we hier graag voor je uit.
Microsoft 365-licenties zijn modulair opgebouwd. Iedere licentie is in feite een bundel van drie onderdelen: de Office-apps (Word, Excel, Outlook en meer), productiviteit en samenwerking (Teams, SharePoint, Copilot, OneDrive en Exchange-mail) en, afhankelijk van het pakket, beveiliging en beheer (zoals Intune of Defender).
Er zijn verschillende smaken. Voor MKB-bedrijven (tot 300 gebruikers) zijn er Business-licenties zoals Basic, Standard en Premium. Daarnaast zijn er nog Frontline-licenties voor medewerkers zonder vaste werkplek, en talloze add-ons zoals Power BI, Project, Copilot of een Teams-telefoonmodule.
Mix en bespaar
Het mooie is dat je licenties kunt mixen. Een medewerker die alleen e-mail en Teams nodig heeft, hoeft niet dezelfde bundel te krijgen als iemand die dagelijks met Excel en Power BI werkt. Ook de contractvorm speelt mee: een jaarlicentie is goedkoper, terwijl een maandlicentie meer flexibiliteit biedt (maar zo’n 20% duurder is).
Veel bedrijven willen maximale zekerheid en kiezen voor maandlicenties, terwijl je eigenlijk weet dat van de zeg, 15 medewerkers in wisselende samenstelling, er altijd wel 10 licenties nodig zijn. Door 10 jaarlicenties af te nemen, bespaar je heel eenvoudig honderden euro’s per jaar.
Kortom: Microsoft 365 biedt heel veel mogelijkheden en flexibiliteit, maar juist daardoor betaal je snel te veel. Door slim te variëren met licentietype, contractduur en het wel of niet toevoegen van add-ons, kun je flink besparen. We schetsen nog twee scenario’s.
Scenario 1
Iedereen een Microsoft 365 Premium licentie (maandelijks opzegbaar).
Stel je hebt 50 medewerkers en je kiest voor allemaal een Microsoft 365 Business Premium-licentie, maar dan als maandcontract. Deze flexibiliteit kost zo’n 20% meer: in totaal ongeveer €24 per maand per gebruiker.
- Kosten per licentie (maandcontract): ± €24 p/mnd
- Totaal: 50 × €24 × 12 = €14.400 per jaar
Iedereen krijgt alles, en je hebt maximale flexibiteit. Maar de vraag is: heeft iedereen dat wel echt nodig?
Scenario 2
Slimme mix van licenties (jaarcontract + flexibel).
Je verdeelt de groep op basis van gebruik:
- 25 medewerkers hebben echt alles nodig. Die geef je Premium (jaarcontract, ± €20 p/mnd).
- 20 medewerkers gebruiken alleen mail, Teams en online Word/Excel. Zij hebben genoeg aan Business Basic (jaarcontract, ± €6 p/mnd).
- 5 flexibele medewerkers werken gemiddeld 3 maanden per jaar. Die geef je een Basic maandlicentie (± €6 × 1,2 = €7,20 p/mnd).
Rekenvoorbeeld:
- 25 × €20 × 12 = €6.000
- 20 × €6 × 12 = €1.440
- 5 × €7,20 × 3 = €108
Totaal: €7.548 per jaar
Wil je ook eens met ons om tafel om jouw ideale mix voor jouw bedrijf te bepalen? We duiken graag samen in Excel en rekenen het voor je uit.